12 Infos, die Du Deinem Hochzeitsdesigner geben musst, damit du ein relevantes Konzept und Angebot bekommst

Liebe Bräute,

so intuitiv wir auch sind, lesen wir leider keine Gedanken… na ja, auf jeden Fall nicht vom Anfang an. Wenn ihr in den letzten zwei Jahren eure Traumdekoration auf Inspirationsboards gepinnt habt und das ganze Konzept für euch komplett offensichtlich ist,  nehmt euch bitte noch 10 Minuten, um uns ins Boot zu holen.

Ein Eventdesigner braucht durchschnittlich 3 Stunden, um ein personalisiertes Dekorationskonzept zusammenzustellen und die Angebote aller involvierten Partner zusammenzufassen. Ein komplettes Briefing mit allen relevanten Details von unseren Bräuten ist also wessentlich für einen effizienten Prozess.


Gehen wir das also an. Was müssen Eventdesigner von ihren KundInnen hören, bevor sie mit der Kalkulation anfangen? Und ja, ich meine “Eventdesigner”, da diese Kriterien nicht nur auf Hochzeiten, sondern auf alle Arten von Events anzuwenden sind.
  1. Euer Hochzeitsdatum. Es ist uns wichtig, ob wir an dem Tag selbst verfügbar sind oder einen Partner ins Boot holen müssen, um alles vor Ort aufzubauen.
  2. Euer Zeitplan am Hochzeitstag. Sehr wichtig für unsere Kalkulation ist auch der Zeitplan am Tag Deiner Hochzeit – d.h. wie lange haben wir Zeit für das Dekorieren? Können wir am Vortag schon dekorieren? Wann müssen bzw. dürfen wir unsere Dekosachen wieder abholen?
  3. Die Location Eurer standesamtlichen oder kirchlichen Trauung. Findet die Zeremonie am Standesamt statt? Geht es um eine externe Location – eine sogenannte “Traumlocation” in Wien? Oder ist es in einer anderen Ortschaft? In welcher Kirche lasst Ihr Euch trauen?
  4. Wie genau stellt Ihr Euch den Hintergrund für Eure Trauung vor? Ein Blumengesteck auf dem Altartisch, bezaubernde Kerzen, Windlichter und Streublüten entlang auf dem Weg zum Altar? Eine Rose an jeder Kirchenbank  oder eher ein luxuriöses Blumenbaum vor und nach dem Gang zum Altar bzw. Trauungstisch? Vielleicht wollt Ihre Euch gleich unter einem märchenhaften Blumenbogen im Garten trauen lassen?
  5. Eure Hochzeitslocation. Diese Info ist nicht nur für die Lieferkosten relevant, sondern auch für das Konzept an sich. Einen Heuriger oder Weinkeller zu dekorieren ist nicht das Gleiche wie ein Dekorationskozept für ein Luxushotel oder einen Schloss zu erstellen. Den Namen Eurer Kontaktperson bei der jeweiligen Location oder Eures Weddingplaners zu wissen, wäre auch sehr hilfreich. Euer Designer kann mit ihnen direkt zeitliche und logistische Aspekte abstimmen.
  6. Die Anzahl an Gästen und Tischen. Da meine ich: sind es runde oder rechteckige Tische? Wie viele Gäste plant Ihr pro Tisch ein? Diese Details sind wesentlich für die Planung der Centrepieces.
  7. Euer Farbthema. Gebt uns bitte mindestens 1-2 Farben und wir fangen dort an. Außerdem ist es immer wichtig, die Farben der Location zu berücksichtigen. Dann stellt sich die Frage, ob Ihr bereit seid, die Kosten für eine komplette Anpassung an Eure Farbpalette zu übernehmen oder Eure Farbpalette an die Farben der Location anzupassen, um ein einheitliches Dekorationskonzept zu ermöglichen.
  8. Eure Lieblingsblumen. Sagt uns, welche Blumen Ihr unbedingt in Euren Sträußen, Anstecker und Tischdekoration haben möchtet und selbstverständlich, was Ihr NICHT in Eurer Hochzeitsdeko sehen wollt. Bitte auch Folgendes berücksichtigen: wir stellen ein Konzept zusammen je nach Blumen, die gerade Saison haben, um außergewöhnlich hohe Kosten zu vermeiden.
  9. Sonderwünsche? Sagt uns bitte, wie “weit” wir gehen dürfen. Die Sessel der Location gefallen Euch nicht? Wollt Ihr goldene Tischtücher und goldenes Besteck? Oder stellt Eure Location gar keine Eventmöbel zu Verfügung? Alles lässt sich mit Hilfe unserer Partner arrangieren.
  10. Drucksorten. Habt Ihr Eure Einladungen schon ausgeschickt und alle entsprechenden Prints bestellt? Falls ja, müssen wir sie sehen – die helfen uns, Euch und den Stil der Hochzeit besser zu verstehen und dienen als Inspiration und Ausgangspunkt für unser Designkonzept. Außerdem brauchen wir sie spätestens ein paar Tage vor der Hochzeit, z.B. um die Escortkärtchen auf dem richtigen Tisch zu platzieren oder die Gastgeschenke mit Namenskärtchen vorzusehen. Selbstverständlich kann sich Euer Hochzeitsdesigner auch um Eure Drucksorten kümmern und die Gestaltung koordinieren.
  11. Gastgeschenke oder Willkommensgeschenke für die Gäste aus dem Ausland. Gebt uns Eure Wünsche bekannt und wir finden die Lösung dafür, oder überlasst uns das Ganze.
  12. Euer Budget für die Hochzeitsdekoration. Letztendlich müssen wir unbedingt wissen, was für ein Budget Ihr uns für alle Leistungen zur Verfügung stellt. Wir richten uns an den genannten Betrag, wenn wir jedes einzelne Element Eurer Hochzeitsdeko auswählen.

Ich hoffe, das schafft Euch ein ungefähres Bild davon, wie Ihr die perfekte Anfrage schreiben könnt, damit Ihr gleich auch das erwünschte Angebot bekommt.



Fotos von Marie & Michael Photography, vom Heiratsantrag von Okan und Aylin, geplant von High Emotion Weddings im Hotel Imperial Wien

Ich freue mich sehr auf Eure Anfragen!
XOXO, Irene